Excel : Lock ห้ามแก้ไข Cell

Excel : Lock ห้ามแก้ไข Cell

ตย. เราสร้างตาราง  มีสูตรคำนวนไว้  ต้องการให้  ทีมงาน ป้อน Cell ที่เป็น "สีเขียว" เท่านั้น
และไม่อยากให้ใคร  มาแก้ไขสูตรใน Cell อื่นๆ

งานนี้โดนถามบ่อย ครับ แต่รู้สึกว่าจะตอบสั้นๆไม่ได้   ต้องมี Trick เล็กน้อย

Lock ทั้ง Sheet ในการกดครั้งเดียว

• Review > Protect Sheet

• จะมีหน้าต่าง Protect Sheet  ควบคุมการ lock แสดงดังรูป
  ให้กด [Ok]  ได้เลย

• ปรกติ  จะ lock เพื่อ "เตือน" ว่าอย่าไปแก้ไข
  ดังนั้น  ทุกคนที่เปิดดูจะ  ยกเลิกการ Protect ได้
• ถ้าต้องการ  ระบุ   ปลด lock ด้วย password     ให้ใส่ password ด้านบน (จำไว้ด้วยน๊ะครับ)

Lock แบบ  บาง Cell ใน Sheet

Trick : Excel  เตรียมให้คนส่วนใหญ่ใช้  คือ Lock ทั้ง Sheet  ในการกด "ครั้งเดียว"
ดังนั้น  ถ้าจะ lock บางส่วน   ก็ต้อง"ยกเลิก" การเตรียมข้างต้น  ดังนี้

1. ยกเลิก  การ lock ทุก Cell 
2. เลือก  Cell ที่จะ Lock
3. เริ่ม Lock ทั้ง Sheet

1. ยกเลิก การ lock ทุก Cell
          เลือกทุก Cell  (click  Select All)

         Home : Alignment กดปุ่ม Box Launcher

         Tab=Protection : "ยกเลิก" Locked (ค่าพื้นฐานคือ  เลือก Locked)

2. เลือก Cell ที่จะ Lock (หรือ ไม่ Lock)
         จาก ตย. จะ Lock (ห้ามป้อน) G6:J6  , G8:J9    และ  F16, F21, G22
         เลือก Cell ทั้งกล่าว (ถ้าจะเลือก cell อื่นๆต่อ ให้กด Ctrl ค้างไว้ แล้ว click cell)
         ทำซ้ำ ข้อ 1 แต่เปลี่ยน Tab=Protection : "เลือก" Locked

3. เริ่ม Lock ทั้ง Sheet   -  ทำ Lock ทั้ง Sheet ในครั้งเดียว (ข้างบน)

Lock แบบ บาง Cell แต่อนุญาต ให้ ปรับแต่ง (เช่น สี, font ได้)

• หน้าต่าง Protect Sheet  : เพิ่ม check (ติ๊กถูก) ที่หน้า Format cells
  = เมื่อเปิด Lock   แต่ยังอนุญาตให้แก้ไข Format Cells ได้

สร้าง สารบัญ อัตโนมัติ

สร้าง สารบัญ 

MS Word มีตัวช่วยสร้าง สารบัญให้  ทำได้โดยสร้างจาก "Style" ของข้อมูลที่ป้อน

ตย. รูปแบบเอกสารที่เราป้อนโครงไว้
บทที่ 1 เรื่อง ...
1.1  ...
1.2  ...
บทที่ 2 เรื่อง ...
2.1  ...
2.2  ...

โครงร่างเอกสารข้างบน เราจะกำหนด Style ดังนี้
บทที่ n                         เป็น Style = Heading 1
1.1,1.2, 2.1,2.2            เป็น Style = Heading 2


ปรกติเมื่อเราพิมพ์ข้อความ  MS Word จะกำหนด Style ให้เราเป็น Normal
ทุกครั้งที่ เราปรับรูปแบบ MS Word ก็จะ "จดจำ" Style ดังกล่าวไว้  เพื่อให้เราเรียกใช้ได้
การ auto จดจำ Style บ่อยครั้งจะมีมากเกินไป ถ้าเราปรับรูปแบบบ่อยๆ
(ผมเรียกว่า ไม่มี Style เป็นของตนเอง)

ร่างโครงไว้

กำหนดสไตล์  ให้กับแต่ละหัวข้อ

กำหนด Style โดย  เลือกคลุมข้อความ (เช่น บทที่ 1 ชื่่อโครงการ)
แล้วไปเลือก Style : Heading1

กำหนด Style ให้กับทุกหัวข้อ ข้างต้น

จากนั้นไปที่ page แรก  แล้วให้ MS Word วาง "สารบัญ" (Table of Content)
Reference > Table of Contents  เมื่อเลือกจะเห็นตัวเลือก ให้เลือก 1-2 ตัวเลือกแรก
(รูปแบบทั่วไป)

หลังเลือกก็จะได้  สารบัญ  แล้วครับ

ยังไม่เสร็จ  มีต่อ
เมื่อเรา เขียนรายงาน  ตำแหน่งหัวข้อ (หน้าที่) จะเปลี่ยนไป  รวมทั้งอาจจะมีการเปลี่ยนชื่อหัวข้อ
,หัวข้อย่อยเพิ่มขึ้น/ลดลง

เราจำเป็นต้องสั่งให้ MS Word "Update" ให้ดึงค่าล่าสุด โดยทำดังนี้
เลือกไปที่  พื้นที่สารบัญ  จะเห็นกรอบคลุมพื้นที่ และด้านบน มี Tab แสดง

คลิก Update Table 

(เปลี่ยน)เลือก Update entire table

  ภาพแสดงการเปลี่ยนเลขหน้าที่

FAQ

Q: ทำไม ชื่อในสารบัญ จึงมีเนื้อหาต่อไป มันต้องไม่มี
A: ข้อมูลส่วนเนื้อหา  Style ต้องเป็น "Normal"  - ให้ลากแรเงา (Dark) คลุมข้อความส่วนนั้น
แล้วเปลี่ยน Style เป็น Normal

Q: ปรับหัวข้อไปอยู่หน้าใหม่  หรือ เพิ่ม  หัวข้อใหม่  เข้าไป แล้วสารบัญ ไม่แสดงเพิ่ม
A: Update ต้องเลือก Update entire table (คำนวนใหม่ทั้งหมด)